Professionella samtal i arbetslivet: tekniker och exempel

I arbetslivet är förmågan att föra professionella samtal en av de mest värdefulla färdigheterna du kan utveckla.

Dessa samtal kan variera i sitt syfte och sin form, från lönesamtal till utvecklingssamtal, feedbacksessioner till korrigerande samtal.

Att behärska konsten att kommunicera effektivt i dessa situationer kan förbättra relationer, främja en positiv arbetskultur och leda till bättre arbetsresultat.

Låt oss titta närmare på några av dessa samtalstyper

Utvecklingssamtal:

Utvecklingssamtal är en vital komponent i att bygga och upprätthålla en stark, produktiv och engagerad arbetsstyrka. Dessa samtal är tillfällen för öppen dialog mellan ledare och medarbetare, med syfte att reflektera över den anställdes nuvarande prestationer, identifiera områden för tillväxt och sätta mål för framtiden. Men hur kan vi försäkra att dessa samtal är så givande och effektiva som möjligt?

Syftet med utvecklingssamtal

Huvudmålet med utvecklingssamtal är inte bara att utvärdera prestationer utan att också skapa en grund för fortsatt professionell utveckling. Det ger en plattform för att:

• Stärka relationen mellan ledare och medarbetare genom öppen och ärlig kommunikation.
• Identifiera och erkänna de anställdas styrkor och framgångar.
• Adressera utmaningar och områden för förbättring på ett konstruktivt sätt.
• Sätta realistiska och motiverande mål för både personlig och yrkesmässig utveckling.

Förberedelser är nyckeln

Ett framgångsrikt utvecklingssamtal börjar långt innan själva mötet. Både ledaren och den anställda bör ta sig tid att förbereda:

• Reflektion: Ta tid att reflektera över de senaste månadernas prestationer, framgångar och utmaningar.
• Målsättning: Tänk på vad du vill uppnå med din karriär och vilka steg som behövs för att nå dit.
• Feedback: Förbered specifik feedback för att diskutera under mötet. Detta inkluderar både positiv feedback och områden för förbättring.

Under samtalet

För att maximera värdet av utvecklingssamtal, bör fokus ligga på öppen och tvåvägskommunikation:

• Använd "JAG-budskap" för att uttrycka dina tankar och känslor utan att låta anklagande.
• Lyssna aktivt till den andres perspektiv och feedback.
• Ställ öppna frågor för att uppmuntra till diskussion och reflektion.
• Utveckla en handlingsplan tillsammans som adresserar de diskuterade områdena och sätter tydliga mål.

Efter samtalet

Det verkliga arbetet börjar efter utvecklingssamtal. Att sätta planen i verket kräver:

• Uppföljning: Regelbunden uppföljning på de uppsatta målen och handlingsplanen.
• Stöd: Tillhandahållande av de resurser och stöd som behövs för att den anställda ska kunna nå sina mål.
• Flexibilitet: Var redo att justera målen och planen baserat på framsteg och förändrade omständigheter.

Genom att närma sig utvecklingssamtal med en strukturerad, genomtänkt och stödjande inställning, kan både ledare och medarbetare dra nytta av dessa möten som en kraftfull katalysator för personlig och professionell utveckling.

Korrigerande samtal

Korrigerande samtal är ofta nödvändiga för att adressera prestandaproblem eller beteendefrågor. Dessa samtal kan vara svåra men är viktiga för att upprätthålla teamets hälsa och prestanda.

Syftet med korrigerande samtal

Målet är att öppet diskutera problemet, förstå dess orsaker och arbeta tillsammans för att hitta en lösning. Viktiga mål inkluderar:

• Identifiera specifika problem och deras påverkan på teamet eller företaget.
• Förstå den anställdas perspektiv och eventuella utmaningar de står inför.
• Komma överens om en handlingsplan för förbättring och uppföljning.

Förberedelse för korrigerande samtal

Grundlig förberedelse är avgörande för ett produktivt samtal:

• Samla fakta och specifika exempel som illustrerar problemet.
• Bestäm möjliga lösningar och resurser som kan stödja förbättringsprocessen.
• Förbered dig emotionellt för att hantera samtalet med empati och professionalism.

Under samtalet

Att närma sig samtalet med respekt och öppenhet är avgörande:

• Var tydlig och direkt med din feedback samtidigt som du behåller en stödjande ton.
• Lyssna aktivt på den anställdas synpunkter och förslag.
• Utveckla en gemensam handlingsplan med tydliga mål och uppföljningssteg.

Genom att närma sig dessa olika typer av professionella samtal med en förståelse för deras unika syften och utmaningar, kan ledare och medarbetare tillsammans bygga starkare relationer och arbetsmiljöer.

Kommunikationstekniker

JAG-budskap

Att kommunicera med 'JAG-budskap' innebär att du talar om dina egna upplevelser och känslor snarare än att göra antaganden om den andres intentioner eller beteenden.

Detta kan vara särskilt effektivt i känsliga situationer som feedbacksessioner eller korrigerande samtal.

Till exempel, i stället för att säga 'Du lyssnar aldrig på mig', kan du formulera om det till 'Jag känner mig inte hörd när mina förslag inte diskuteras vidare'.

Detta tillvägagångssätt minskar risken för att mottagaren blir defensiv och främjar en öppnare och mer konstruktiv dialog.

För att praktisera detta kan du börja med att identifiera situationer där du känner starka känslor och öva på att uttrycka dessa känslor med 'JAG-budskap'." att möta våra deadlines. Kan vi diskutera hur vi kan förbättra detta framåt?"

Detta tillvägagångssätt inbjuder till en produktiv dialog och gemensam problemlösning.

Ansvarsfullt språk

Att använda ansvarsfullt språk innebär att ta fullt ägarskap för dina ord och handlingar, vilket kan omvandla arbetskulturen till en miljö där öppenhet och tillit blomstrar.

Istället för att säga 'Projektet misslyckades för att du inte gjorde din del', prova en mer ansvarstagande och inkluderande formulering som 'Jag inser att projektets tidsramar var utmanande för oss alla, och jag reflekterar över hur vi kan förbättra vår arbetsfördelning framåt'.

Genom att erkänna ditt eget ansvar bidrar det till att skapa en dialog som är fokuserad på lösningar snarare än anklagelser.

Ett sätt att börja implementera detta är att reflektera över dagliga konversationer och identifiera tillfällen där ett skifte till mer ansvarsfullt språk kan göra en positiv skillnad.

Speed Coaching

I en värld där tid är en värdefull resurs erbjuder Speed Coaching en dynamisk metod för att snabbt gå till kärnan i en fråga och hitta handlingsbara lösningar.

Genom att ställa öppna, kraftfulla frågor som 'Vad är det största hindret du står inför just nu?' eller 'Hur skulle den idealiska lösningen se ut för dig?', öppnar det upp för djupare insikter och snabbar på problemlösningsprocessen.

Det skiljer sig från traditionell coaching genom sitt fokus på snabbhet och effektivitet, vilket gör det perfekt för hektiska arbetsmiljöer där tiden är begränsad.

För att börja med Speed Coaching, prova att införa korta, 10-minuters coaching-sessioner med ditt team där varje session tar itu med en specifik fråga eller utmaning. Detta uppmuntrar till direkt återkoppling och agerande.

Avslutande tankar

Effektiv kommunikation genom professionella samtal är en grundsten för framgång i arbetslivet. Genom att bemästra och tillämpa tekniker som "JAG-budskap", ansvarsfullt språk och Speed Coaching, kan du förbättra din förmåga att hantera olika situationer med förtroende och klarhet.

Kom ihåg att övning leder till framgång – att investera tid i att utveckla dessa färdigheter är en investering i dig själv, ditt team och din organisationens framgång.

Hör gärna av dig om du vill diskutera detta eller något annat ämne.

Christian Johansson

christian@ledarfokus.se